CHECK
人が最後に確認する
読み取りや下書きは機械に任せても、出す・直す・確定する判断は人が行います。確認のない自動処理にはしません。
01 / AI
AIを使った業務改善
読み取りや下書きは機械に任せ、出す・直す・確定するのは人、という形に整えます。
Concerns
よくある状態
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届いた書類を、見ながらもう一度入力している
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同じ数字や名前を、別の表へ書き写している
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確認する人が決まっておらず、抜けに後から気づく
How
解決の考え方
全部を機械に渡すのではなく、人が見る箇所を残します。
PLAIN
分かる言葉で説明する
ツールの名前より先に、今の作業のどこが変わるかを話します。専門用語は、必要なときだけ補足します。
SCOPE
できないことは先に言う
予約、ネットショップ、会員ログインが中心のサイトなど、この形が向かない場合は、着手前にお伝えします。
Use
役立つ場面
特定の会社名や件数ではなく、作業の形で分けています。
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Case 01
届いた書類を、確認してから確定する
紙やPDFで届く注文書・申込書を読み取り、画面で内容を見てから確定する流れにします。届いた書類そのものは残します。
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Case 02
同じ転記を、一か所の確認にまとめる
複数の表へ同じ内容を書き写している作業を、違いが分かる状態にしてから人が確定する形に寄せます。
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Case 03
決まった書式の問い合わせを整理する
毎回同じ項目で届く問い合わせを、担当者が見る場所に並べ、抜けや重複に気づけるようにします。
Steps
進め方
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01
今の作業を聞く
どの書類が、誰の手を、どの順で通っているかを伺います。実データの共有は必須にしません。
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02
変えられる箇所を分ける
機械が下準備できるところと、人が見るべきところを分けます。全部を置き換える前提にはしません。
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03
小さく試す
一件の流れだけで試し、読み違えや確認の手間が増えていないかを見ます。
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04
確認しながら広げる
試した範囲で問題がなければ、同じ種類の書類や担当へ広げます。広げない判断も残します。